PRIVACY VERKLARING MEDEWERKERS, SOLLICITANTEN EN VRIJWILLIGERS TRIVIUMMEULENBELTZORG (TMZ)
1 | Inleiding
Triviummeulenbeltzorg (verder genoemd TMZ) wil als werkgever u zo goed mogelijk informeren en helpen als het gaat om uw privacy. Indien u bij TMZ in dienst treedt – en gedurende uw dienstverband – dienen wij persoonsgegevens van u te verzamelen en op te slaan teneinde een juiste en volledige registratie van uw dienstverband en het verloop daarvan mogelijk te maken. Dit geldt ook voor de persoonsgegevens van ZZP‘ers, stagiaires en uitzendkrachten, die allen bijdragen aan de resultaten van TMZ. Uiteraard gaan wij zeer zorgvuldig met al uw persoonsgegevens om. Hoe wij dat doen en waarom wij uw persoonsgegevens nodig hebben leest u in deze Privacy verklaring.
De naam van de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking en de functionaris gegevensverwerking binnen TMZ.
Verantwoordelijke: N. Niebuur – Sluiter, Raad van Bestuur.
Functionaris gegevensbescherming: M. Krzyzanski.
Als u vragen of bezwaar heeft kunt u contact opnemen per e-mail: privacy@triviummeulenbeltzorg.nl
2 | Wat voor persoonsgegevens verzamelen wij van u?
Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
TMZ kan tijdens uw dienstverband uw persoonsgegevens opslaan. Wij verzamelen ten minste de volgende persoonsgegevens:
Via derden verzamelde gegevens
Bij uw indiensttreding heeft u deze persoonsgegevens zelf aan TMZ beschikbaar gesteld. Als TMZ van plan is om persoonsgegevens van u via een derde te verkrijgen, informeren wij u daarover.
Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst die u met ons hebt gesloten. De verwerking gebeurt voornamelijk in de personeelsadministratie, verzuimregistratie, ICT-systemen en salarisadministratie. TMZ verwerkt uw persoonsgegevens met de volgende doeleinden:
TMZ verwerkt de verkregen persoonsgegevens alleen voor de bovengenoemde doeleinden. Mocht het de bedoeling zijn om uw persoonsgegevens voor andere doeleinden te verwerken, dan nemen wij vooraf contact met u op om u hierover te informeren. Zo kunt u bezwaar maken tegen verdere verwerking, indien u dat wenst.
3 | Op welke ‘rechtsgronden’ verwerken wij uw gegevens?
Om rechtsgeldig uw gegevens te verwerken, hebben wij daar een reden voor nodig. Deze redenen staan opgesomd in de AVG en zullen wij hieronder toelichten.
Uitvoering arbeidsovereenkomst
Wij verwerken uw persoonsgegevens, omdat wij deze nodig hebben voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst die wij hebben gesloten met u. Enkele voorbeelden zijn het beheren van de salarisadministratie, het vastleggen van arbeidsvoorwaarden en het communiceren over werk gerelateerde zaken.
Voldoen aan wettelijke plicht
Ook verwerken wij uw gegevens omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn. Hierbij kunt u denken aan verzuimregistratie en arbeidsongeschiktheid. TMZ moet verzuimgegevens van medewerkers verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen op het gebied van verzuimregistratie en arbeidsongeschiktheidsbeoordeling, zoals vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter.
Gerechtvaardigd belang
Wij verwerken uw gegevens omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Een voorbeeld hierbij is het beheer van ons personeelsbestand. Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het beheren van een nauwkeurig en actueel personeelsbestand om de operationele efficiëntie te waarborgen en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen als werkgever. Om dat te kunnen bereiken, verwerken wij persoonsgegevens van medewerkers.
Vitaal belang
Soms is het noodzakelijk om gegevens te verwerken om vitale belangen te beschermen. Een vitaal belang is aan de orde als dat essentieel is voor iemands leven of gezondheid en wij u niet om toestemming kunnen vragen om uw gegevens te verwerken.
Toestemming
Gegevens kunnen ook verwerkt worden nadat wij uw toestemming daarvoor hebben gekregen. In dit geval gaat het om expliciete, eenduidige en vrije toestemming die wij van u hebben verkregen. Omdat tussen TMZ en u een gezagsverhouding bestaat, is het aannemelijk dat u uw toestemming vaak niet in volledige vrijheid kunt geven. Op dit uitgangspunt bestaan uitzonderingen. Als TMZ extra waarborgen treft waardoor u in vrijheid kunt toestemmen of weigeren, zonder dat daar consequenties aan hangen, kan alsnog sprake zijn van toestemming.
U hebt altijd het recht om uw toestemming in te trekken. Indien de verwerking uitsluitend plaatsvindt op basis van de door u verleende toestemming, dan mag TMZ na de ingetrokken toestemming uw persoonsgegevens niet verder verwerken. Een voorbeeld hierbij is het gebruik van foto’s voor promotionele doeleinden. Wij kunnen toestemming vragen aan u om foto’s te plaatsen op onze website of op sociale media, om de zichtbaarheid en bekendheid van TMZ te vergroten.
Geautomatiseerde besluitvorming
TMZ neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het betreft besluiten die worden genomen door computerprogramma's of systemen, zonder tussenkomst van een mens (bijvoorbeeld een medewerker van de organisatie).
Bewaartermijnen
TMZ bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doelen waarvoor uw gegevens zijn verzameld. Wanneer er wettelijke verplichtingen bestaan voor het bewaren van gegevens, zal TMZ zich hieraan houden. Alle persoonsgegevens worden vernietigd zodra ze niet langer bewaard hoeven te worden. Het is dus mogelijk dat verschillende persoonsgegevens voor verschillende periodes worden bewaard.
Waar gegevens worden bewaard
De gegevens die wij van medewerkers verzamelen, worden opgeslagen in AFAS, ons personeelsinformatiesysteem. AFAS is een platform dat ons helpt om administratieve en bedrijfsprocessen efficiënter te maken. Het biedt een softwareoplossing voor HRM (beheer van medewerkers), waarin wij ook gegevens van sollicitanten tijdelijk bewaren. Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, namelijk het sollicitatieproces, en worden strikt vertrouwelijk behandeld.
De gegevens die wij van vrijwilligers verzamelen, worden opgeslagen in Fenna. Dit is een applicatie die gebruikt wordt om de vrijwilligers te beheren.
Beveiliging van persoonsgegevens
De persoonsgegevens van medewerker worden veilig bewaard in AFAS en zijn alleen toegankelijk voor bevoegde medewerkers die betrokken zijn bij het HR proces.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen en ongeautoriseerde toegang, verlies of wijziging van gegevens te voorkomen.
De persoonsgegevens die wij, of de eerder genoemde derden, beheren, zijn alleen toegankelijk via het bovengenoemde platform en zijn beveiligd met 2-factor-authenticatie. Daarnaast maken wij gebruik van autorisatie rollen en geven wij alleen bevoegde medewerkers toegang tot deze persoonsgegevens.
Uitwisseling van uw persoonsgegevens
TMZ wisselt in het kader van bedrijfsmatige of wettelijke verplichtingen uw gegevens uit met onder andere de volgende bedrijven:
Indien een van de bovengenoemde partijen de rol van een ‘verwerker’ heeft, dan heeft TMZ met deze medewerker een verwerkersovereenkomst afgesloten om de bescherming van uw gegevens te waarborgen.
Doorgifte persoonsgegevens naar land buiten de Europese Unie
Uw persoonsgegevens worden niet verwerkt of verstrekt naar landen buiten de Europese Unie.
4 | Privacyrechten
De AVG geeft u een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.
Het recht op inzage en kopie
U heeft het recht om te weten of uw persoonsgegevens worden verwerkt en om toegang te krijgen tot deze gegevens, evenals informatie over de verwerkingsdoeleinden, de categorieën gegevens die worden verwerkt, en de ontvangers aan wie de gegevens worden verstrekt.
Het recht op rectificatie
U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.
Het recht gegevenswissing
Onder bepaalde omstandigheden heeft u het recht om de verwijdering van uw persoonsgegevens te verzoeken. Een voorbeeld hierbij is wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of wanneer de verwerking onrechtmatig is.
Het recht op beperking van de verwerking
Ook heeft u onder bepaalde omstandigheden het recht te verzoeken om de verwerkte persoonsgegevens niet actief te gebruiken en enkel op te slaan. Hierbij kunt u denken aan wanneer de juistheid van de gegevens wordt betwist of wanneer de verwerking onrechtmatig is.
Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met inbegrip van verwerking voor direct marketingdoeleinden of op basis van gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke.
Het recht op overdraagbaarheid van gegevens
Verder heeft u het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, veelgebruikt en machinaal leesbaar formaat, en om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Recht van bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met inbegrip van verwerking voor direct marketingdoeleinden of op basis van gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke.
Recht om geen geautomatiseerde individuele besluitvorming te ondergaan
Als laatst heeft u het recht om niet te worden onderworpen aan besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering, indien deze besluiten rechtsgevolgen hebben of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.
Gebruikmaken van uw rechten
Indien u gebruik wilt maken van uw rechten, kunt u een verzoek indienen via het e-mailadres privacy@triviummeulenbeltzorg.nl.
Houdt er wel rekening mee dat de bovenstaande rechten niet absoluut zijn. TMZ is niet in alle gevallen verplicht om gehoor te geven aan een verzoek ter uitoefening van een van deze rechten.
Binnen een maand nadat TMZ een verzoek van u heeft ontvangen, zullen wij u informeren. Wij geven aan of en hoe aan uw verzoek gevolg wordt gegeven, en zo niet, waarom niet. Indien nodig kan TMZ de reactietermijn van een maand verlengen. In dat geval maakt TMZ binnen één maand kenbaar binnen welke termijn u een reactie kunt verwachten.
Cookies
Een ‘cookie’ is een klein tekstbestand dat een website plaatst in de internetbrowser op het apparaat waarmee u de website bezoekt. TMZ gebruikt deze informatie om uw ervaring op de website te verbeteren. Voor het gebruik van functionele hebben wij geen toestemming gevraagd, omdat ze zijn toegestaan door de huidige wetgeving. Meer informatie over dit onderwerp kunt u vinden in de cookieverklaring van TMZ.
Contact
TMZ zet zich in om u als medewerker of vrijwilliger zo goed mogelijk te behandelen, te ondersteunen en te begeleiden. We nemen passende maatregelen om uw privacy te waarborgen. Toch kan het gebeuren dat u contact wilt opnemen wegens een negatieve ervaring of wegens een vraag die u heeft.
Als u vragen heeft over bovenstaande kunt u contact opnemen per e-mail: privacy@triviummeulenbeltzorg.nl